DYNAbit Managed Services für die yoove Mobility GmbH

Das Berliner Unternehmen yoove Mobility GmbH wurde im März 2010 gegründet. yoove steht für „you move“ – also für Bewegung, oder genauer: für E-Mobility. Denn yoove ist der größte Individualanbieter für den Elektroroller Segway in Deutschland. Das Ziel des jungen Unternehmens ist es, durch die Förderung umweltfreundlicher Elektrofahrzeuge die innerstädtische Verkehrslage in der Region Berlin-Brandenburg nachhaltig zu verändern.
Segways sind einachsige Elektroroller mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 km/h und einer Reichweite von knapp 40 km pro Akkuladung. Sie können an einer normalen Steckdose, an einer der öffentlichen Ladesäulen des yoove-Partners RWE oder auch an Vattenfall-Ladestationen aufgeladen werden. Über 100 dieser smarten Trendfahrzeuge hält yoove an seinen 25 Mietstationen für Individual- und Langzeitmieter, Firmenkunden sowie für geführte Touren bereit.

Eine Idee wird Wirklichkeit

Seit 2009 ist in Deutschland das Fahren von Segways auf Radwegen und Straßen gestattet. Schon wenig später hatten die zwei Jungunternehmer Hendrik Schneider und Fabian Paul einen Businessplan für yoove entwickelt, Investoren gesucht und Kredite für ihr Startup-Unternehmen aufgenommen. „Was uns noch fehlte, war die notwendige IT“, erinnert sich yoove- Geschäftsführer Hendrik Schneider. „Deshalb begaben wir uns Anfang 2010 auf die Suche nach passenden Lösungen für unsere Anforderungen.“ Das Unternehmen benötigte zukunftssichere IT-Systeme unter anderem für das Daten- und E-Mailmanagement, für den Vertrieb und natürlich für die Absicherung der IT-Infrastruktur. Diese Systeme sollten auf modernster, leistungsfähiger Hardware laufen, und sie sollten flexible mobile Anwendungsszenarien erlauben, welche zur Philosophie des Unternehmens passen. Das Problem: Die dazu nötige High-End-Hardware und – software ist sehr kostenintensiv. Daher suchte das Startup nach einem Weg, seine Vorstellungen auch ohne hohe Investitionen in teure IT-Lösungen umzusetzen.

In dieser Situation stieß yoove auf den IT-Spezialisten für Enterprise-Lösungen DYNAbit, der das passende Angebot für das junge Unternehmen im Portfolio hatte. „Nachdem wir in einem Workshop unsere Anforderungen durchgesprochen hatten, bot uns DYNAbit ein maßgeschneidertes Komplettpaket an – mit Hardware, Software, Einrichtung und Betrieb aus einer Hand“, erklärt Hendrik Schneider. „Wir haben natürlich auch Vergleichsangebote eingeholt, das Angebot von Experten gegenchecken lassen – und dann zugegriffen.“

Unser Angebot haben wir sehr genau auf die Bedürfnisse eines schnell wachsenden Startup-Unternehmens zugeschnitten“, kommentiert Marius Brzezinski, Geschäftsführer von DYNAbit. „Das bedeutet konkret: ein angemessenes Funktionsspektrum, niedrige Investitionskosten und vor allem Flexibilität.“ Denn ohne Erfahrungswerte lässt sich in einem neugegründeten Unternehmen nur sehr schwer vorab einschätzen, welche Hardware und wie viele Lizenzen wirklich benötigt werden und wie sich der Bedarf über die nächsten Jahre entwickeln wird. Mit den „Managed Services“ von DYNAbit ist yoove da auf der sicheren Seite. „Lokal betreiben wir hier nur einen Dateiserver und eine gemietete Firewall. Alles andere läuft in der Wolke“, schmunzelt Hendrik Schneider. DYNAbit hat für yoove eine sogenannte „private Cloud“ eingerichtet – eine virtuelle IT-Infrastruktur, die von DYNAbit betrieben und gewartet wird, aber von den yoove-Mitarbeitern ganz genauso genutzt werden kann, als ob sie im eigenen Hause stehen würde.

Startklar in nur zwei Wochen

Die Einführung der neuen Lösungen verlief reibungslos und zügig. „Bei der Umsetzung der Lösung für yoove war Schnelligkeit gefordert, damit das junge Unternehmen ohne Verzögerungen die Arbeit aufnehmen konnte“, sagt Marius Brzezinski. „Zwei Wochen nach Eingang der Bestellung hatten wir die Lösung eingerichtet und lauffähig.“ „Die wussten genau, was sie tun“, lobt Hendrik Schneider. Sämtliche Server-Anwendungen sind im Rechenzentrum von DYNAbit installiert, darunter Microsoft Windows Server mit dem Active- Directory-Verzeichnisdienst, Microsoft Exchange, Microsoft Dynamics CRM (Customer Relationship Management), der Terminalserver, die Datenbank Microsoft SQL Server und seit 2011 auch die SharePoint- Portalsoftware. Auch die Daten für den Serverbetrieb einschließlich der Kundendaten des CRM-Systems liegen bei DYNAbit. Die von den Mitarbeitern bearbeiteten Dateien sind dagegen vor Ort bei yoove auf einem NAS-System (Network Attached Storage) gespeichert.

Der Datenaustausch erfolgt über eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung. Die Webadresse des Unternehmens yoove.com ist als interne und externe Domain eingerichtet – von außen ist darüber der Internetauftritt von yoove erreichbar, intern können sich die Benutzer bei yoove.com an ihrem Firmennetzwerk anmelden. Für die Netzwerksicherheit sorgen zwei Firewall-Systeme von Barracuda. Eine davon wurde im DYNAbit-Rechenzentrum installiert, eine zweite vor Ort bei yoove. Die lokale Firewall am Kundenstandort ist so konfiguriert, dass sie von der DYNAbit-Firewall fernüberwacht und konfiguriert werden kann. So können Störungen schnell und automatisiert behoben werden.

CRM mit Mehrwert

Funktionaler Kern der Lösung ist Microsoft Dynamics CRM, ein System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen mit Modulen für Marketing, Vertrieb und Service. Sämtliche Angebote, Aufträge und Rechnungen werden mit Microsoft Dynamics CRM erstellt oder erfasst und verwaltet – diese Funktionen wurden von DYNAbits Partnerunternehmen Axioma, welches sich auf die Optimierung von Unternehmensprozessen spezialisiert hat, für den Kunden angepasst und integriert. „Wir erstellen insgesamt in unserem Team bereits über 20 Angebote pro Tag“, zeigt sich Hendrik Schneider ausgesprochen zufrieden. „Aber das CRM-System kann noch mehr: Wir verwalten damit zum Beispiel auch die Arbeitszeit unserer Mitarbeiter und wollen diese Funktion auch auf Projekte mit Partnerfirmen ausweiten.“

Besonders praktisch ist auch, dass unsere Systeme hier vor Ort so nahtlos mit der Cloud verbunden sind“, sagt Hendrik Schneider. „So ist zusätzlich die mobile Nutzung aller Funktionen möglich.“ Über den Terminal-Service können die yoove-Mitarbeiter von unterwegs aus auf ihre Anwendungen und Daten zugreifen, als ob sie gerade in ihrem Büro sitzen würden. Mobile Geräte nutzen Microsofts Outlook- Webanwendung OWA (Outlook Web App) – eine verschlüsselte VPN-Verbindung (Virtual Private Network) sorgt dafür, dass alle Daten sicher übertragen werden. Dieselbe VPNVerbindung wird auch von DYNAbit genutzt, um die IT-Prozesse am Kundenstandort zu überwachen und bei Bedarf einzugreifen. Die meisten Aufgaben können auf diese Weise viel schneller gelöst werden, ohne dass erst ein Techniker zum Kunden fahren muss.

Da Systembetrieb, Wartung und Betreuung von DYNAbit geleistet werden, können sich die Mitarbeiter von yoove ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – eine IT-Abteilung oder einen EDV-Verantwortlichen gibt es im Unternehmen nicht. „Gibt es mal Probleme, rufen wir an“, sagt Hendrik Schneider. „Wenn es sich um wichtige Anwendungen handelt, wird uns innerhalb kürzester Zeit geholfen.“ Vereinbart ist eine Reaktionszeit von maximal vier Stunden.

Cloud-Computing rundum sorglos

Viele kleine und mittlere Unternehmen würden zwar sehr von modernen IT-Anwendungen profitieren. Sie scheuen aber vor den notwendigen Investitionen zurück, weil ihr Einsatz eine leistungsfähige, nicht unbedingt billige IT-Infrastruktur erfordert“, sagt DYNAbit-Geschäftsführer Marius Brzezinski. „Mit unseren Hosting- und Outsourcing-Lösungen im Rahmen der DYNAbit Managed Services können wir da helfen – die Kunden erhalten professionelle Lösungen und sparen bei Hardware, Lizenzen und Administrationskosten.“

Danach gefragt, weshalb yoove seine sensiblen Anwendungen und Daten einem Dienstleister anvertraut, lächelt Hendrik Schneider: „In unserer privaten Cloud bei DYNAbit liegen unsere Daten viel sicherer, als wir das selbst in-house gewährleisten könnten. Dort übernehmen Experten die Systempflege und sorgen für die Verfügbarkeit der Systeme. Außerdem ist die Systemauswahl sehr groß und das Preis-Leistungsverhältnis stimmt ebenfalls.“ Ein klassisches Mietmodell kam für den Geschäftsführer von yoove dennoch nicht in Frage, weil die angebotenen Standardlösungen ihm zu wenig flexibel und außerdem zu teuer waren. Dagegen hat DYNAbits Finanzierungsmodell Hendrik Schneider überzeugt. Die Investitionskosten für yoove umfassten lediglich die Kosten für Hardware und Lizenzen des lokalen Dateiservers und die Kosten des Einführungsprojekts. Die laufenden Kosten sind dagegen komplett bedarfsabhängig: yoove zahlt nur eine monatliche Gebühr pro Benutzer und kann dafür den vollen Funktionsumfang von Microsoft Dynamics CRM und Microsoft Exchange nutzen. Abgedeckt sind dadurch neben Server- Hardware und Lizenzen auch der Betrieb im DYNAbit-Rechenzentrum inklusive Kosten für Stromversorgung und Kühlung sowie alle anfallenden Wartungs- und Update-Aufwendungen. Wenn sich der Bedarf erhöht – etwa im Rahmen von Kampagnen oder durch Expansion – können innerhalb weniger Minuten weitere Nutzer angemeldet werden. So lässt sich der Umfang der genutzten Lösung jederzeit dem aktuellen Bedarf anpassen – nach oben wie nach unten. Bezahlt wird stets nur die tatsächlich in Anspruch genommene Kapazität.
Der Erfolg gibt Hendrik Schneider und seinem Mitgeschäftsführer Fabian Paul Recht. Wurden im März 2010 gerade einmal zehn Segways vermietet, waren es ein Jahr später bereits über 100 Elektroroller. Im April 2011 erweiterte yoove sein Portfolio und eröffnete die erste Individualvermietung für Elektroautos in Berlin.

Eine weitere Einnahmequelle neben dem Verleih ist die Vermietung der Werbefläche auf der Frontseite der Segways – so kann yoove diese Fahrzeuge günstiger vermieten als die Konkurrenz. Inzwischen ist das Startup- Unternehmen sogar schon expandiert: Mit dem Segway Point Potsdam wurde im Herbst 2010 ein regionaler Konkurrent aufgekauft. „Die Integration der Potsdamer verlief denkbar problemlos“, berichtet Marius Brzezinski. „Für die neuen Kollegen wurden weitere Lizenzen gemietet und im nächsten Monat automatisiert abgerechnet – fertig.“

Die nächsten Projekte mit DYNAbit sind schon geplant, darunter die mobile Anbindung an das Dateisystem und die E-Mail-Archivierung. Das technische Fundament steht – und unterstützt yoove dabei, die Stadt Berlin ein Stück grüner und das Thema E-Mobility für jeden erlebbar zu machen.

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